Esta solução pode ser utilizada para controlar os valores que os funcionários ou motoristas devem para a empresa. Também pode ser utilizada por cooperativas que desejam controlar a cota capital devida pelos associados.
Basicamente, a ideia é permitir o controle do saldo devedor das pessoas (funcionários / motoristas) junto a empresa, pois há muitos casos em que as empresas bancam consertos dos caminhões, fornecem uniformes, peças, etc. e negociam para que o abatimento desses valores seja feito através de descontos nos contratos de frete ou em alguns casos até mesmo com pagamento em dinheiro. Em cooperativas há ainda a questão da “cota capital”.
1) Definindo a forma de controle do saldo devedor das pessoas junto a empresa
Transporte / Controle Conta Corrente / Mapa Conta Corrente
Na ferramenta Mapa Conta Corrente serão criadas as formas de controle do saldo devedor das pessoas para com a empresa.
Nome controle: indicar uma descrição para o controle. Se for um controle mais genérico, com utilização de um único mapa de conta corrente, a sua descrição pode ser algo bem abrangente (conforme exemplo). Entretanto, se o desejo é criar um mapa para cada tipo de dívida que a pessoa pode ter perante a empresa, cada mapa pode ter sua descrição bem específica como, por exemplo, Telefone, Uniformes, Cota Capital, etc.
Ter controles separados ou unificado impactará na geração dos relatórios que permitirão o acompanhamento dos saldos das pessoas, pois o relatório poderá ser emitido por controle, ou seja, se tivermos controles separados poderemos emitir o relatório somente do controle “Uniformes”, somente do controle “Cota Capital” e assim por diante.
Ativo: indica se o controle estará ativo ou inativo.
Valores a considerar atualização saldo:
- Pagamentos e Recebimentos
Quando escolhida essa opção o sistema solicita que seja indicada pelo menos uma conta gerencial. Essa conta ou contas serão o balizador para ajuste do saldo devedor de uma pessoa.
Por exemplo: se for definida a conta gerencial “Despesa com Correios” significa que todo pagamento utilizando essa conta gerencial aumentará o saldo devedor da pessoa e todo recebimento utilizando essa mesma conta diminuirá o saldo. São considerados pagamentos e recebimentos de documentos programados e não programados.
- Registros da ferramenta Controle de Valores
Quando escolhida essa opção, o saldo devedor da pessoa é atualizado através dos registros lançados na ferramenta Controle de Valores que será explicada ainda nesse tópico de ajuda.
Observação: é possível marcar ambas as opções (“Pagamentos e Recebimentos” e “Registros da ferramenta Controle de Valores”), porém para facilitar e padronizar o controle da empresa, o ideal é que seja escolhida uma das duas como sendo a forma de controlar o saldo devedor das pessoas.
- Descontos CF
Independentemente da forma de controle escolhida pela empresa (“Pagamentos e Recebimentos” ou “Registros da ferramenta Controle de Valores”), é possível definir que a emissão de contratos de frete vai influenciar no abatimento do saldo da pessoa.
Para viabilizar os descontos em contratos de frete deverão ser criados campos do tipo “valores outros” que combinados com ajustes nas regras permitirão que o sistema desconte automaticamente um determinado valor do saldo devedor da pessoa. Dessa forma, se uma pessoa possui um saldo devedor de R$200,00 e for emitido um contrato de frete com ela sendo a contratada, onde o campo tipo valores outros indicado no Mapa esteja devidamente preenchido com, por exemplo, R$50,00 o sistema atualizará o saldo dessa pessoa para R$150,00. Esse saldo poderá ser consultado em relatório específico abordado mais adiante.
Valor desconto sugerido: campo para definir o valor padrão que será sugerido como desconto no contrato de frete do contratado que possuir débito com a empresa. Depende de configuração da regra para que o valor seja obtido na tela de emissão do contrato.
O valor configurado como sugestão de desconto pode ser zero. Sendo ou não sendo zero o valor do desconto, o usuário poderá modificar manualmente no contrato de frete o valor a descontar, desde que a regra assim permita.
Valor outro contrato frete: campo para informar o “tipo valor outro” criado para ser utilizado no contrato de frete e que receberá o desconto sugerido ou que terá o valor informado manualmente pelo usuário.
2) Utilizando a ferramenta Controle de Valores
Caso na ferramenta Mapa Conta Corrente tenha sido configurado que a forma de controle do saldo devedor das pessoas serão os Registros da ferramenta Controle de Valores, utilizaremos essa ferramenta para registrar os valores concedidos (adiantamentos realizados para as pessoas) e os valores recebidos (devoluções feitas pelas pessoas).
As operações de Adiantamento ou Devolução poderão ou não afetar a movimentação financeira da empresa.
Para cada uma das operações (Adiantamento ou Devolução) o usuário poderá escolher entre:
- Gerar transferência
A operação “Gerar transferência” criará uma transferência de valores entre duas contas financeiras. No momento do registro da operação cabe usuário avaliar se o melhor caminho é realmente a geração de uma transferência.
- Valor: valor do adiantamento ou da devolução.
- Empresa: definir a empresa utilizada para a operação.
- Pessoa: informar a pessoa que terá o saldo devedor atualizado.
- Conta Origem: conta financeira de onde sairá o valor.
- Conta Destino: conta financeira onde entrará o valor.
- Transação: informar o tipo de transação (dinheiro, TED, DOC…).
- Mapa Conta Corrente: informar o mapa conta corrente que a empresa deseja utilizar. Deverá ser utilizado um mapa cuja checkbox “Registros da ferramenta Controle de Valores” tenha sido marcada.
- Observação: campo para qualquer informação que o usuário jugar necessária. A observação é impressa no comprovante que é possível gerar da operação e também no relatório de coNF-erência dos saldos devedores.
- Programar contas a receber / pagar
A operação “Programar contas a receber” (disponível quando o tipo for Devolução) ou “Programar contas a pagar” (disponível quando o tipo for Adiantamento) criará um título (a receber ou a pagar, dependendo da operação).
O título por si só já atualiza o saldo devedor da pessoa.
- Valor: valor do adiantamento ou da devolução.
- Empresa: definir a empresa utilizada para a operação.
- Pessoa: informar a pessoa que terá o saldo devedor atualizado.
- Cliente / Fornecedor: informar o cliente do título a receber ou o fornecedor do título a pagar (geralmente será a mesma pessoa preenchida no campo Motorista).
- Tipo doc.: definir o tipo de documento do título.
- Nro Doc.: definir o número do documento do título.
- Mapa Conta Corrente: informar o mapa conta corrente que a empresa deseja utilizar. Deverá ser utilizado um mapa cuja checkbox “Registros da ferramenta Controle de Valores” tenha sido marcada.
- Observação: campo para qualquer informação que o usuário jugar necessária. A observação é impressa no comprovante que é possível gerar da operação e também no relatório de coNF-erência dos saldos devedores.
- Não fazer nada
A operação “Não fazer nada” não vai gerar nenhum registro no módulo Financeiro, mas atualizará o saldo devedor da pessoa que poderá ser coNF-erido em relatório específico.
- Valor: valor do adiantamento ou da devolução.
- Empresa: definir a empresa utilizada para a operação.
- Pessoa: informar a pessoa que terá o saldo devedor atualizado.
- Mapa Conta Corrente: informar o mapa conta corrente que a empresa deseja utilizar. Deverá ser utilizado um mapa cuja checkbox “Registros da ferramenta Controle de Valores” tenha sido marcada.
- Observação: campo para qualquer informação que o usuário jugar necessária. A observação é impressa no comprovante que é possível gerar da operação e também no relatório de coNF-erência dos saldos devedores.
Na listagem dos lançamentos da ferramenta é possível ainda selecionar um determinado registro e clicar no ícone “Comprovante”, conforme exemplificado abaixo:
3) Registrando o saldo devedor inicial ou aumentando o saldo devedor da pessoa se for definido no mapa que o controle vai ser via Pagamentos e Recebimentos
O saldo devedor inicial ou o aumento da dívida da pessoa serão registrados através da realização de pagamentos de documentos programados ou não programados. No caso de pagamentos de documentos não programados, eles devem ser realizados com as seguintes caraCT-erísticas:
- Data do lançamento: data do reajuste do saldo
- Conta: haverá uma conta financeira apenas para este tipo de registro, visto que não poderá alterar a gestão financeira da empresa. Esta conta não deverá ser considerada nos relatórios de saldos e disponibilidades financeiras.
- Tipo: pagamento não programado
- Pessoa: indicar a pessoa que estará com uma dívida junto a empresa
- Valor: valor monetário a ser acrescido ao saldo devedor
- Conta gerencial: utilizar uma das contas gerenciais indicadas no controle de conta corrente, pois somente essas contas estarão configuradas para aumentar o saldo devedor
- Apropriação: poderá ser o centro de custos geral da empresa ou qualquer outro escolhido pelo usuário. Essa informação não tem relação com o controle.
- Histórico: colocar um histórico que explique o motivo do lançamento para facilitar a identificação futura.
4) Abatimento do saldo devedor através do pagamento em espécie feito pela pessoa
Caso a pessoa realize o abatimento de sua dívida em dinheiro, deverá ser adotado o procedimento de realização de um recebimento em nome dela e utilizada pelo menos uma das contas gerenciais existentes na configuração do controle. Exemplo: se foram utilizadas as contas gerenciais “Uniformes” e “Telefone” para classificar o saldo devedor e o controle não é individualizado, ou seja, ambas as contas estão no mesmo registro, o recebimento citado aqui deve ocorrer em pelo menos uma dessas duas contas gerenciais.
- Data do lançamento: data efetiva do recebimento
- Conta: utilizar a conta financeira onde será recebido o valor (caixa, banco, etc).
- Tipo: recebimento não programado
- Pessoa: indicar a pessoa que está abatendo a dívida com a empresa
- Valor: valor monetário abatido pela pessoa
- Conta gerencial: utilizar uma das contas gerenciais indicadas no controle de conta corrente, pois somente essas contas estarão configuradas para ajustar o saldo devedor
- Apropriação: poderá ser o centro de custos geral da empresa ou qualquer outro escolhido pelo usuário. Essa informação não tem relação com o controle.
- Histórico: colocar um histórico que explique o motivo do lançamento para facilitar a identificação futura.
5) Relatório de Controle de Conta Corrente
No menu Transporte / Controle Conta Corrente / Relatórios temos a disposição o relatório de Controle de Conta Corrente.
- Modelo: escolher entre Sintético ou Analítico.
- Pessoa: é possível definir uma pessoa específica para a qual se deseja verificar o saldo devedor
- Controle: nesse campo o usuário pode definir um controle específico cadastrado na rotina “Mapa tipos Conta Corrente”.
O modelo Sintético possui quebra por controle existente na rotina Mapas tipos Conta Corrente e lista todas as pessoas/motoristas que possuem saldo relativo ao mesmo. Abaixo um exemplo do relatório Sintético gerado sem filtro por um Controle específico:
O modelo Analítico possui quebra por pessoa/motorista e lista todos os controles existentes na rotina Mapas tipos Conta Corrente e que foram usados para registrar alteração de saldo. Exemplo abaixo:
