Regras Para Conciliação Financeira – Conciliação Bancária via OFX

Na ferramenta do menu Financeiro / Regras para conciliação financeira é possível realizar a criação de regras para:

1. Definir o comportamento do sistema na importação de arquivos “.ofx” para realização de conciliação bancária.
   • Os arquivos OFX são disponibilizados pelos bancos e neles estão contidos os registros de pagamentos e recebimentos realizados em determinado período.
2. Criação de títulos a pagar e a receber a partir da operação extra “Criar fatura com base nas regras de conciliação financeira”.

Em resumo, a ferramenta permite estabelecer parâmetros para que o sistema tenha um comportamento padrão quando determinadas ações forem executadas.

Nesse material trataremos especificamente do tipo de regra “Conciliação bancária via OFX”.

Tipo de Regra: Conciliação bancária via OFX

Embora no material a seguir seja demonstrado como configurar as regras manualmente, regras de conciliação bancária via OFX também podem ser criadas automaticamente a partir da ferramenta Conciliação Bancária ao importar um arquivo OFX. Clique AQUI para mais detalhes.

Ao acessar o menu Financeiro / Regras para conciliação financeira e clicar em “Adicionar” teremos a tela a seguir:

• Descrição MEMO: O arquivo OFX é composto por várias tags e uma delas é a tag chamada “<MEMO>”. Cada tag “<MEMO>” contém a descrição de um lançamento. Será a partir do texto preenchido nesse campo que o sistema tentará “bater” com a descrição da tag para sugerir a criação ou a busca de registros.
  • Exemplo de texto extraído de uma tag <MEMO> de um arquivo OFX: TARIFA BANCARIA TRANSF PGTO PIX
  • Baseado no exemplo, se o campo “Descrição MEMO” for preenchido com “TARIFA BANCARIA TRANSF PGTO PIX”, significa que o Datamex procederá conforme especificado nos campos a seguir toda vez que identificar essa descrição no arquivo OFX. Por exemplo, poderá ser definido para o sistema realizar um lançamento de pagamento quando existir essa descrição no arquivo.
• Tipo Conciliação via OFX:
  • Criação: significa que o sistema criará um novo lançamento a partir da regra que está sendo configurada.
    • Tipo de Lançamento: aqui deve ser definido qual tipo de lançamento será criado pelo sistema.
      • Pagamento: será realizado um pagamento de documento não programado.
      • Recebimento: será realizado um recebimento de documento não programado.
      • Transferência: será realizada um lançamento de transferência entre contas financeiras.
• Observações:
  1. Ao selecionar o tipo de lançamento “Pagamento” ou “Recebimento”, poderá ser definida a pessoa (fornecedor no caso de pagamentos e cliente para o caso de recebimentos) e deverão ser definidas uma conta gerencial e uma apropriação (centro de custos).
     • A conta financeira que o sistema utilizará para realização do lançamento será aquela definida na tela de Conciliações Bancárias, no momento da importação do arquivo OFX.
  2. Para “Transferência” será preciso definir as contas financeiras de origem e destino.

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Exemplo tipo de conciliação = Criação

• Configuração de uma regra para geração de um lançamento de pagamento:

• Abaixo temos a tela de Conciliação Bancária onde foi realizada a importação de um arquivo OFX e houve o reconhecimento da regra baseado na “Descrição MEMO”:

• Lançamento de pagamento criado no sistema a partir da confirmação da operação na tela de Conciliação Bancária:

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• Tipo Conciliação OFX:
  • Buscar registro: significa que o sistema buscará um registro existente para utilizá-lo como parâmetro para realização da conciliação.
    • Tipo de Lançamento: aqui deve ser definido qual tipo de lançamento será buscado pelo sistema.
      • Pagamento: o sistema verificará se existe um pagamento não conciliado de mesmo valor do que consta no arquivo OFX, podendo ainda casar também com a pessoa (fornecedor) definida na regra, e então haverá a conciliação do lançamento em Consulta Lançamentos.
      • Recebimento: o sistema verificará se existe um recebimento não conciliado de mesmo valor do que consta no arquivo OFX, podendo ainda casar também com a pessoa (cliente) definida na regra, e então haverá a conciliação do lançamento em Consulta Lançamentos.
      • Duplicatas a Pagar: o sistema verificará se existe uma duplicata a pagar em aberto de mesmo valor do que consta no arquivo OFX, podendo ainda casar também com a pessoa (fornecedor) definida na regra, e então haverá a realização de um lançamento de pagamento da duplicata.
      • Duplicatas a Receber: o sistema verificará se existe uma duplicata a receber em aberto de mesmo valor do que consta no arquivo OFX, podendo ainda casar também com a pessoa (fornecedor) definida na regra, e então haverá a realização de um lançamento de recebimento da duplicata.
      • Transferência: o sistema verificará se existe uma transferência não conciliada de mesmo valor do que consta no arquivo OFX e então haverá a conciliação do lançamento em Consulta Lançamentos.
        • Para “Transferência” será preciso definir as contas financeiras de origem e destino.
• Observações:
  1. Poderá ser definida uma pessoa (fornecedor no caso de pagamentos e duplicatas a pagar e cliente para o caso de recebimentos e duplicatas a receber) para refinar ainda mais a regra.
  2. Atualmente, o sistema realiza a busca de registros com data de emissão até três meses menor do que a data do registro no arquivo OFX. Isso é para evitar que registros muito antigos sejam considerados pelo sistema no momento da importação do OFX.

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Exemplo tipo de conciliação = Buscar Registro

Configuração de uma regra para buscar um registro de duplicata a receber:

• Abaixo temos a tela de Conciliação Bancária onde foi realizada a importação de um arquivo OFX e houve o reconhecimento da regra baseado na “Descrição MEMO”, pois existe um título em aberto com o mesmo valor:

• Lançamento de recebimento da duplicata a receber criado no sistema a partir da confirmação da operação na tela de Conciliação Bancária: