A ferramenta Lotes a Pagar é utilizada para agrupar títulos a pagar lançados no sistema.
Um bom exemplo de sua utilização é o caso de transportadoras que realizam troca de cartas fretes em postos de combustíveis, conforme exemplo:
A medida em que os contratos de frete são criados no Datamex, automaticamente são gerados títulos a pagar cujos fornecedores, por padrão, são os proprietários dos veículos que foram terceirizados para o transporte. Quando o contrato de frete (carta frete) é trocado em um posto de combustível podemos dizer que a dívida da transportadora deixou de ser com o proprietário do veículo e passou a ser com o posto. Geralmente, ao final de um período, o posto encaminha à transportadora uma fatura de cobrança de todas as cartas fretes trocadas.
A criação de um lote a pagar, indicando como fornecedor o posto de combustíveis, é o caminho indicado para tratar a baixa dos contratos de frete no sistema, pois teremos de forma agrupada em um único lote todos os títulos oriundos das cartas frete emitidas.
Criando um novo lote a pagar
Para criar um lote, vá até o menu Financeiro / Títulos a Pagar / Lotes a pagar. Uma vez acessada a ferramenta, clicar em “Adicionar”.
Configurando o lote
Após ter clicado em “Adicionar”, teremos a tela abaixo.
- Empresa: campo para o usuário definir a empresa para a qual o lote está sendo criado. Somente poderá ser selecionada uma empresa na qual o usuário tenha acesso.
- Fornecedor: nesse campo o usuário indicará o fornecedor que emitiu a cobrança.
- Tipo: opção para indicar o tipo de documento encaminhado pelo fornecedor (fatura, recibo, nota fiscal, etc).
- Número: indicar o número do documento emitido pelo fornecedor.
- Emissão: indicar a data de emissão do documento.
- Entrada: indicar a data em que o documento está sendo lançado no sistema. Vale lembrar que os relatórios do regime de competência do sistema consideram a data de entrada dos registros, por isso é importante atentar aos casos em que o mês de entrada seja diferente do mês de emissão.
- Vencimento: campo para definir a data de vencimento da dívida.
- Tipo Pag: campo de preenchimento não obrigatório onde o sistema sugere ao usuário a forma como será realizado o pagamento da dívida (cheque, depósito bancário, etc.).
- Observação: campo de texto livre para que o usuário detalhe alguma especificação necessária.
Definindo os títulos a pagar que serão agrupados no lote
Uma vez definida a configuração do lote, o usuário deve indicar ao sistema quais títulos a pagar farão parte do lote. Utilizando os filtros existentes é possível adicionar um título por vez ou diversos títulos de uma só vez.
Caso a opção “Utilizar a empresa definida no lote” esteja marcada, apenas títulos a pagar lançados em nome da empresa definida no campo “Empresa” serão considerados na busca. Caso por algum motivo o campo “Empresa” não tenha sido preenchido, o usuário poderá desmarcar a opção “Utilizar a empresa definida no lote” e definir de qual empresa deseja que o sistema apresente os títulos a pagar.
Com a questão da empresa definida, basta fazer a pesquisa pelo título e, assim que encontrá-lo, clicar em “Adicionar”, conforme demonstrado acima.
Na tela abaixo, temos um título já definido no lote. Poderão ser adicionados quantos títulos forem necessários.
Nos casos em que for conveniente, o usuário poderá utilizar a opção de pesquisa por múltiplos títulos ao invés de buscar um documento por vez.
Nessa opção o usuário poderá utilizar qualquer um dos critérios existentes para buscar os títulos a pagar, pode inclusive combinar os diversos critérios de pesquisa.
Obs.: com a opção “Não vinculada” marcada, significa que na pesquisa serão considerados apenas títulos que ainda não façam parte de nenhum lote a pagar.
Assim que todos os títulos a pagar estiverem incluídos no lote, basta clicar no botão “Salvar”. Dessa forma o lote a pagar será criado com sucesso.
