Ferramenta utilizada para permitir o registro e controle das cotações de frete enviadas aos clientes.
- Menu Transporte / Cotações de Frete
Sempre que um cliente solicitar uma cotação de frete os usuários poderão registrá-la e fazer o seu envio diretamente por dentro do sistema Datamex, sem a necessidade de controles em paralelo no Excel ou em outros sistemas.
Para tal, na ferramenta de cotações de frete basta clicar em “Adicionar” e seguir as instruções detalhadas abaixo:
- Agência: Indicar a agência responsável pela emissão da cotação de frete. O sistema listará apenas as agências cujo usuário em questão tenha permissão de acesso.
- Status: Permite indicar o status da cotação.
- Emissão: Data de emissão da cotação.
- Talão: Permite indicar o talão da cotação para fins de controle de numeração por empresa ou por agência.
- Nro: Número da cotação. Deixando essa informação em branco o sistema se encarregará de criar a numeração automaticamente.
- Validade: Validade da cotação. Servirá para definir que até esta data o valor informado ainda será válido.
- Operação: Tipo de cotação, podendo ser:
- Carga fechada: Cotação para os casos de cargas fechada, com origem e destino definidos.
- Cotação baseada em tabela de preços: Cotação para os casos de negociação baseado em tabela de preços. Neste caso o usuário deverá cadastrar uma tabela de preços no sistema, gerar um relatório e anexar na cotação para envio ao cliente.
- Cotação com envio de proposta anexada: Cotação para os casos baseado em tabela de preços que não esteja cadastrada no sistema, mas sim em outro formato como, por exemplo em uma planilha eletrônica (Excel). Nesse caso você deverá anexar o arquivo com os preços à cotação e enviá-la para o cliente.
- Custos do Frete: Campo para informar os custos envolvidos na execução do serviço. Este campo é meramente informativo, ou seja, não é utilizado para qualquer cálculo na cotação.
- Cliente: Cliente da cotação.
- Arquivo: Arquivo a ser enviado para o cliente em anexo a cotação. Esse campo aparecerá dependendo da operação escolhida.
Campos adicionais em caso de cotação tipo CARGA FECHADA:
- Frete: Campo para indicar quem é o tomador do frete.
- Km: Kms entre o ponto de origem e o de destino. Utilizado para os casos em que o cálculo do valor do frete depende da quilometragem da viagem.
- Categoria Veículo: Tipo de veículo a ser utilizado no serviço. Necessário para os casos onde o valor do frete está condicionado à categoria do veículo.
- Remetente: Remetente da carga. O remetente poderá ser uma pessoa já cadastrada no sistema (cadastro de pessoas) ou poderá realizar um cadastro rápido de uma nova pessoa utilizando o botão de adicionar ao lado do campo.
- Destinatário: Destinatário da carga. O destinatário poderá ser uma pessoa já cadastrada no sistema (cadastro de pessoas) ou poderá realizar um cadastro rápido de uma nova pessoa utilizando o botão de adicionar ao lado do campo.
- Recebedor: Recebedor da carga. O recebedor poderá ser uma pessoa já cadastrada no sistema (cadastro de pessoas) ou poderá realizar um cadastro rápido de uma nova pessoa utilizando o botão de adicionar ao lado do campo.
- Expedidor: Expedidor da carga. O expedidor poderá ser uma pessoa já cadastrada no sistema (cadastro de pessoas) ou poderá realizar um cadastro rápido de uma nova pessoa utilizando o botão de adicionar ao lado do campo.
- I. Prest: Município e UF de início da prestação do serviço.
- F. Prest: Município e UF de fim da prestação do serviço.
- Quadro Containers: caso a cotação envolva o transporte de contêiner você pode especificá-los nos campos disponíveis.
- Quadro Mercadorias – Notas Fiscais: nos campos disponíveis poderão ser informados alguns detalhes da carga.
- Quadro Composição do Frete: nos campos desse quadro o usuário poderá definir o cálculo do frete.
Campos adicionais em caso de cotação tipo COTAÇÃO BASEADA EM TABELA DE PREÇOS:
- Tabela: Permite vincular uma cotação a uma tabela de preços cadastrada no sistema. Nestes casos o usuário deverá cadastrar uma nova tabela de preços no sistema e marcar a mesma como sendo do tipo COTAÇÃO DE FRETE. As tabelas com esta marca serão utilizadas apenas na ferramenta de cotações, ou seja, os usuários não conseguirão emitir Conhecimentos de Transporte utilizando esta tabela. Uma vez fechado o negócio, o usuário deverá editar a tabela de preços e alterar o tipo de cotação para o tipo CT-e. Verificar imagem abaixo:
Campos comuns a todos os tipos de cotações
Quadro CONTATOS:
- Neste quadro será possível indicar nomes e e-mails de outros contatos internos ou externos que receberão cópia da cotação que será enviada por e-mail.
Quadro CONDIÇÕES DA NEGOCIAÇÃO:
- Campo para livre digitação de informações adicionais sobre a condição de negociação da cotação de frete.
Quadro OBSERVAÇÕES
- Externa: Campo de observações extras que devem constar na cotação de frete. Este campo oferece recurso de observações pré-cadastradas, indicado para situações de textos padrões que devem ser apresentadas por padrão nas cotações enviadas pela empresa.
- Interna: Campo de observações internas que NÃO serão apresentadas na cotação a ser enviada ao cliente. Indicada para repasse/registro de informações entre os usuários da empresa.
Impressão do ESPELHO DA COTAÇÃO DE FRETE
- Para a impressão do espelho, basta marcar a cotação desejada e clicar na operação extra ESPELHO DA COTAÇÃO DE FRETE, conforme imagem a seguir:
O espelho da cotação tem duas versões:
- Espelho para cotações de carga fechada
- Espelho para cotações do tipo tabela de preço e tabela de preço descritiva
É possível observar, nas cotações do tipo tabela de preço e tabela de preço descritiva são suprimidas as informações de remetente, destinatário e valores, pois as mesmas devem estar constando nos campos “Condições da negociação” e “Observação Externa” ou até mesmo, nos arquivos enviados em anexo.
ENVIO DA COTAÇÃO POR E-MAIL
- Para o envio de cotações por e-mail, basta marcar a cotação desejada e clicar na operação extra ENVIAR EMAIL, conforme imagem a seguir:
O e-mail será enviado para as pessoas listadas no quadro CONTATOS da cotação, bem como para as pessoas indicadas no momento do envio.
RELATÓRIOS
O sistema oferece um relatório de cotações com a intenção de permitir um melhor controle sobre as mesmas.
O relatório oferece os seguintes critérios de busca:
- Período de emissão da cotação
- Cliente
- Status
- Agência
O relatório gerado segue o seguinte modelo:
EMISSÃO DE CT-e UTILIZANDO UMA COTAÇÃO
O sistema permite que uma cotação seja aproveitada para a emissão do Conhecimento de Transporte, para isso basta digitar a descrição “cot” + o número da cotação e teclar Enter no campo Pedido da aba Dados Básicos na inclusão de um novo CT-e.
Importante: para que uma cotação possa ser utilizada na emissão do Conhecimento, o status dela precisa estar configurado com a flag “Liberada para uso” = SIM.
