Passo a passo para importação de arquivos em formato OFX para realização de conciliação bancária no sistema Datamex.
O que é o arquivo OFX?
OFX significa Open Financial Exchange, ou Intercâmbio Financeiro Aberto.
Alguns bancos fornecem esse arquivo para disponibilização do extrato bancário. No sistema Datamex é possível realizar a importação do arquivo em formato OFX disponibilizado pelo banco, facilitando assim o processo de conciliação bancária.
Passo a passo para importação do arquivo no sistema:
1.Acessar o menu: Financeiro/Caixas e Bancos/Conciliação Bancária;
2. Selecionar a conta financeira e localizar o arquivo OFX na máquina para importação (clicar em Importar para localizar o arquivo), a tela será exibida conforme imagem abaixo:
3. Após selecionar o arquivo na máquina, o usuário é direcionado para outra tela, a qual será detalhada mais abaixo.
Detalhamento da ferramenta
Após realizar importação do arquivo o usuário visualiza a ferramenta contendo a relação de registros importados, onde poderá efetuar algumas ações.
Abaixo temos um exemplo de como o usuário visualiza a ferramenta após importação do arquivo.
Abaixo imagem com referências para esclarecimento da ferramenta. Clique sobre a imagem para uma melhor visualização:
- Dados bancários: são exibidas informações da conta financeira selecionada para conciliação bancária;
- Filtros disponíveis: o usuário poderá preencher os filtros disponíveis, combinados ou não;
- Operações de filtro: após indicar uma informação no filtro é necessário clicar na lupa para filtrar. Para remover o filtro clicar no ícone da lixeira;
- As abas de filtros dos lançamentos permitem que o usuário navegue entre os lançamentos.
TODOS: São exibidos todos os lançamentos provenientes do arquivo que foi importado;
NÃO IDENTIFICADOS: São exibidos os lançamentos que ainda não foram relacionados com lançamentos no sistema Datamex;
IDENTIFICADOS: São exibidos os lançamentos que foram relacionados no sistema Datamex;
CONCILIADOS: São exibidos apenas os lançamentos que já foram conciliados através da importação do arquivo. Para que existam lançamentos deste tipo é necessário, após relacionar o lançamento bancário com um lançamento Datamex, que o usuário clique em ‘Finalizar operação’. - Saldo financeiro: O valor exibido é o valor previsto na conta financeira após finalização da conciliação (apenas são considerados os lançamentos que já foram relacionados com lançamentos financeiros Datamex).
Ao passar o mouse sobre o valor o sistema exibe também o saldo atual da conta financeira. - Extrato Bancário: aqui são exibidos os lançamentos oriundos do arquivo OFX importado. Em cada lançamento é exibida a descrição, o código/número transação, valor e data. Os lançamentos do arquivo deverão ser relacionados com os lançamentos do sistema Datamex.
- Lançamento Datamex: aqui são exibidos os lançamentos do sistema Datamex que foram relacionados através da importação do arquivo OFX. Importante salientar que os lançamentos podem ser relacionados manualmente pelo usuário ou o sistema ter identificado através de uma regra de conciliação bancária. Esse item será detalhado a seguir.
Lançamento Datamex
Na coluna esquerda ‘Extrato Bancário’ estão contidos os lançamentos provenientes do arquivo importado, já na coluna ao lado direito com nome ‘Lançamentos Datamex’ estão os lançamentos referentes ao sistema Datamex (lançamentos já vinculados com o extrato bancário, lançamentos que serão criados após finalizar a operação de conciliação e também registros que necessitam de intervenção do usuário).
Operações disponíveis:
1) Buscar Registro: Ao clicar nessa operação o sistema permite que o usuário localize lançamentos no sistema para relacionamento. Por padrão, o sistema sugere um tipo de lançamento de acordo com o valor (se é uma saída: pagamento, transferência, duplicatas a pagar, e se for uma entrada: recebimento, transferência, duplicatas a receber).
Note que é possível selecionar mais de um registro no sistema para conciliar. No exemplo a seguir um pagamento constante no arquivo OFX foi utilizado para dar baixa em duas duplicatas, que somadas tem o valor do pagamento:
A partir dos filtros utilizados o usuário poderá definir que seja criada uma regra e da próxima vez em que um arquivo importado case com as regras definidas, o sistema irá aplicá-las e realizar o relacionamento automaticamente. Para isso, marcar a opção ‘Criar regra a partir desse filtro’.
2) Criar Lançamento: Essa operação pode ser utilizada sempre que o usuário desejar que o registro proveniente do arquivo OFX automaticamente crie um lançamento (pagamento ou recebimento) no sistema Datamex. Essa opção é muito útil para lançamentos que ocorrem todo mês e que não apresentem valores fixos como, por exemplo, lançamentos de taxas bancárias.
Nesse exemplo, toda vez que o sistema encontrar no arquivo OFX um lançamento com a descrição ‘TAR LIQ COB COM REG CAIXA CH’ irá lançar um Pagamento não programado no sistema, utilizando a conta gerencial e apropriação definidas.
Após realizar os relacionamentos basta clicar em Finalizar operação, isso fará com que o sistema registre as ações solicitadas (exemplo: relacionar com duplicatas, apenas conciliar a data ou mesmo criar registros).
Nos links a seguir você poderá conferir como realizar a configuração de Regras para Conciliação Financeira:
Regras para comportamentos específicos da Conciliação Bancária via OFX
Regras para poder criar automaticamente Títulos a pagar/receber
